FAQs für Redakteur*innen

Die bestehenden Websites unter der Domain univie.ac.at wurden 2014 bis 2016 zuletzt neu aufgesetzt und seitdem auf Basis des Content Management Systems TYPO3 in den Versionen 6 bis 8 betrieben. Die Fortführung dieser alten Version erfüllt nicht mehr die aktuellen Sicherheitsstandards. Ein Wechsel auf eine aktuelle TYPO3 Version ist daher unbedingt erforderlich.

Weitere Technische Gründe,

wie zum Beispiel schnellere Ladezeiten, durchgehende Barrierefreiheit, bessere Auffindbarkeit im Web

Kommunikative Gründe,

wie zum Beispiel ein zeitgemäßes Webdesign, das die die digitale Marke „Universität Wien“ stärkt, und ein verbessertes Nutzungserlebnis für alle Websitebesucher*innen

Hier finden Sie weitere Informationen zu den neuen Websites (Infos für alle Mitarbeiter*innen)

Seit Q4/2025 ist es für alle Organisationseinheiten möglich, aktiv im neuen TYPO3 Backend in den Relaunch zu gehen.

Ende 2026 muss das alte TYPO3 Backend endgültig abgedreht werden. Bis dahin müssen alle Websites, die auch weiterhin im www verfügbar sein sollen, in neuen TYPO3 neu gestaltet werden. Idealerweise planen Sie Ihren Relaunch bis Herbst 2026 ein, um genügend Zeitpuffer zu haben.

Es gibt ein vielfältiges Supportangebot rund um den Relaunch:

• persönliche Supportgespräche buchbar über Termino zu Konzeption, Reduktion, Struktur und moderner User*innenführung sowie SEO/GEO
  • ausgehend von der jetzigen Website oder neuen Konzepten
  • auch nach Websites-Freischaltung im Backend
  • gerne auch mit mehreren Websites-Verantwortlichen
• Schulungen buchbar über u:rise (Basic - Standard - Plug Ins)
• Anleitungen zum neuen TYPO3 im TYPO3 Guide
• Check vor dem Go-Live: Die Anmeldung zum Go-Live beinhaltet die eigenverantwortliche Überprüfung Ihrer Website auf die gesetzlich vorgegebene digitale Barrierefreiheit sowie der grundlegenden Standards der Website-Gestaltung. Eine sorgfältige Prüfung hilft, notwendige Anpassungen frühzeitig zu erkennen und Verzögerungen im Freigabeprozess zu vermeiden. Werden im Rahmen des Go-Live-Checks noch Korrekturen festgestellt, kann sich die Freigabe entsprechend verzögern.
  → Wir empfehlen, die Punkte dieser Checkliste bereits von Beginn an beim Aufbau Ihrer Website zu berücksichtigen.

Unterstützende Informationen erhalten Sie auch im Intranet:

• Tipps zur Websites-Gestaltung
• Tipps zur Suchmaschinenoptimierung 

Melden Sie sich zu einem Supporttermin über Termino an, wenn Sie einen prüfenden Blick von außen auf Ihr Konzept oder die Umsetzung ihrer Website haben möchten.. 

Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an den Servicedesk.

Eine frühzeitige Kontaktaufnahme vor konkreten Relaunchplänen ist empfehlenswert – insbesondere für größere Umstellungen. Im besten Fall melden Sie sich schon in der Konzeptionsphase bei uns.

Weitere wichtige Infos für einen raschen und gut geplanten Go Live finden Sie auf der Website Anmeldung zum Go Live.

Identifizieren Sie solche Seiten nach Möglichkeit bis Mitte 2026. So bleibt noch ein wenig Zeit über eine Archivierung in Phaidra oder Löschung nachzudenken. 

Eine inhaltliche Reduktion wird empfohlen. Nicht alles muss übernommen werden. Für Inhalte mit dokumentarischem Wert ist eine Archivierung möglich.

Möchten Sie Texte und Bilder zum internen Nachrecherchieren oder für einen späteren Einsatz zur Hand haben, speichern Sie diese im SharePoint oder in der u:cloud ab. Alternativ können Sie eine Website auch lokal sichern, beispielsweise mit dem kostenlosen Programm Cyotek WebCopy (nur für Windows)

• Das Webdesign ist full responsive über alle Devices hinweg. (Daher auch kein Spalten-Design mehr.)
• Das TYPO3 Backend ist intuitiver.
• Bildzuschnitte können im Backend vorgenommen werden.

Ja, die alte Website wird in ihrem bisherigen Backend bearbeitet und verwaltet, die neue TYPO3-Version in einem neuen Backend. Sobald dann die neue Website fertig ist, kann auf diese "umgeschaltet" werden (Go Live). Danach benötigen Sie nur mehr das neue Backend. Das alte Backend wird bis Ende 2026 vorhanden sein.

Möchten Sie Texte und Bilder zum internen Nachrecherchieren oder für einen späteren Einsatz zur Hand haben, speichern Sie diese im SharePoint oder in der u:cloud ab.

Alternativ können Sie eine Website auch lokal sichern, beispielsweise mit dem kostenlosen Programm Cyotek WebCopy (nur für Windows)

Ab Herbst 2025 wird es möglich sein, Content im "neuen" CMS zu erstellen. Da planmäßig wieder die selbe Subdomain (xxx.univie.ac.at), sowie teils auch die selben URLs (xxx.unvivie.ac.at/xxx/xx) verwendet werden, kann der Go Live der "neuen" TYPO3-Websites nur insgesamt passieren. 

Heißt: Sobald dann die neue Website fertig ist, kann auf diese "umgeschaltet" werden. Ein paralleles Anzeigen von Teilen der "alten" und "neuen" Website ist nicht möglich.

Die Versionen V6 und V8 sind aus vielen Aspekten der Technik und Sicherheit veraltet. Ende 2026 muss daher das alte TYPO3 Backend endgültig abgedreht werden. Bis dahin müssen alle Websites, die auch weiterhin im www verfügbar sein sollen, in neuen TYPO3 neu gestaltet werden. Idealerweise planen Sie Ihren Relaunch bis Herbst 2026 ein, um genügend Zeitpuffer zu haben.

Nein, das ist nicht möglich. Die Websites müssen neu über das Formular zur Seitenanmeldung beantragt werden.

Die Universität Wien betreibt derzeit über 1.500 Websites. Diese liegen auf  TYPO3-Instanzen, die in den letzten 10 Jahren stark gewachsenen sind und so zwar einerseits einen durchgehenden Support gewährleisten, andererseits aber die Upgradefähigkeit stark einschränken. Die neue Lösung ist langfristig konzipiert. Dennoch ist davon auszugehen, dass es wie bei allen digitalen Systemen permanente Weiterentwicklungen geben wird. Regelmäßige Updates sind aber eingeplant, um größere Systemwechsel zu vermeiden. 

Diese können grundsätzlich übernommen werden. Eine strukturierte und sinnvolle Benennung wird jedoch empfohlen. Die Vergabe wird zentral über das TYPO3 stattfinden, um eine konsistente und nachvollziehbare Struktur der Webauftritte sicherzustellen. 

Domains im Format xyz.univie.ac.at können weiterhin über das Websites Team beantragt werden. Es gelten künftig klarere Richtlinien für Struktur und Benennung, um den Zielgruppen eine bessere Übersicht zu bieten. Es soll eine nachvollziehbare, konsistente Struktur entstehen. Begründete Ausnahmen sind möglich, müssen aber separat beantragt werden.

Nach der Beantragung des neuen Backends können die Inhalte neu aufgesetzt werden. Sobald die neue Website befüllt ist, kann der Switch von alt auf neu erfolgen. Die Veröffentlichung der neuen Website und die anschließende Abschaltung der bisherigen Seite erfolgt in Abstimmung mit dem Websites Team.

Die Versionen V6 und V8 sind aus vielen Aspekten der Technik und Sicherheit veraltet. Ende 2026 muss daher das alte TYPO3 Backend endgültig abgedreht werden. Bis dahin müssen alle Websites, die auch weiterhin im www verfügbar sein sollen, in neuen TYPO3 neu gestaltet werden. Idealerweise planen Sie Ihren Relaunch bis Herbst 2026 ein, um genügend Zeitpuffer zu haben.

Ja, die gibt es. Sie können im TYPO3 Guide eingesehen werden.

Die Anzahl der Menüpunkte im Headerbereich beschränkt sich auf maximal 6. Empfohlen sind aus Sicht der Usability 4 - 5 Menüpunkte, da diese leichter überblickt werden können. Hilfreiche Tipps zur Menügestaltung finden Sie auch bei den Tipps zur Relaunch-Vorbereitung.

Ja, das stimmt. Ein modernes, für mobile Geräte optimiertes Webdesign verzichtet auf Spalten und Seitenmenüs, da eine mehrspaltige Darstellung auf z.B. Smartphones nicht möglich ist. Die Navigation wird im neuen Webdesign daher ausschließlich über das Hauptmenü möglich sein.

Rasterelemente sind nicht responsiv und ermöglichen daher keine gute Usability auf kleineren Bildschirmen, wie bei Tablets oder Smartphones. Ebenfalls sind sie nicht barrierefrei. Da zusätzlich mittlerweile mehr als die Hälfte der User*innen die Websites über mobile Geräte aufrufen, wird ein mobile First-Ansatz verfolgt. Rasterelemente werden daher nicht zur Verfügung stehen. 

Wir geben hierzu in der Websites Community ein paar Tipps zur Relaunch-Vorbereitung und werden das Thema immer wieder in den Websites Talks aufgreifen

Im neuen TYPO3 können gängige Medientypen wie JPEG, PNG, GIF, SVG, PDF und weitere verwendet werden. Direkt im Backend wird bei jedem Inhaltselement angezeigt, welche Formate jeweils unterstützt werden.

Für Header-Bilder eignen sich insbesondere JPEG und PNG. Videos können über YouTube, Vimeo oder – mithilfe eines Plug-ins – auch über u:stream eingebunden werden. GIFs sind bei allen Inhaltselementen möglich, die keine Klick-Vergrößerung verwenden.

Wie schon jetzt wird es auch in Zukunft eine sehr große Auswahl an Social Media Icons geben, die auch Kanäle wie Mastodon oder Bluesky umfassen.

Um die Website während der Entwicklung schon Vorgesetzen/Kolleg*innen zu zeigen, können weiterhin die Vorschau-Funktion oder eine temporäre URL wie z.B. xyz-neu.univie.ac.at mit Log-in während der Migrationsphase benutzt werden.

Die eigentliche Suche ist nicht Bestandteil von TYPO3, sondern läuft über eine getrennte Suchmaschine, die der Zentrale Informatikdienst betreibt. 
News haben zum Beispiel eine davon unabhängige Suche, da die News selbst eine Open-Source-Extension sind, die die Universität von TYPO3 bezieht. Hier haben wir keinen Einfluss auf die Programmierung.

Von kleinen Modernisierungen abgesehen wird sich also an der Suche mit dem Websites25-Projekt nichts ändern. Die Suche lässt sich aber mit Schlagwörtern gut steuern. Wenn man bei einem Text, z.B. News, bestimmte Schlagworte setzt, kann dieser darüber leichter gefunden werden.

Der Cookie Banner wurde mit dem neuen TYPO3 mitentwickelt und steht standardisiert zur Verfügung.

Wenn alle Module, Templates und Plugins so eingesetzt werden, wie sie zur Verfügung gestellt werden, sind sie barrierefrei und datenschutzrechtlich unbedenklich. Sollten per html Individualisierungen vorgenommen werden, kann dies - wie bisher - nicht mehr gewährleistet werden.

SEO-Funktionen wie Meta-Title und Meta-Description können und sollen von den Redakteur*innen für alle wichtige Seiten individuell angelegt werden. 

Interne Anmeldungen können über das Intranet abgedeckt werden, externe Anmeldungen können nach wie vor über Powermail gelöst werden. Es wird hier keine Beschränkung der Teilnehmer*innenanzahl geben.

Im neuen TYPO3 haben Sie die Möglichkeit einen Link als Telefonnummer oder Emailadresse zu setzten, um die Benutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit zu erhöhen.

Diese Möglichkeit bleibt bestehen. Es sollten jedoch keine anderssprachigen Datensätze eingefügt werden, also zum Beispiel englische Datensätze auf eine deutsche Website, denn dies schränkt die gesetzlich vorgegebene digitale Barrierefreiheit stark ein und ist auch für die Indexierung in Suchmaschinen nicht optimal.

Die URLs können übernommen werden, müssen jedoch aktiv im neuen CMS beantragt und eingerichtet werden. 

Wichtig: Beide Versionen (Seite im "alten" und selbe Seite im "neuen" TYPO3) können nicht gleichzeitig online sein.

Powermail bleibt im Wesentlichen unverändert, erhält jedoch eine modernere und nutzerfreundlichere Oberfläche.

Das News-PlugIn wird weiterhin zur Verfügung stehen.

Ja, man kann die Website-Sprache von Anfang an auf Englisch einstellen. Zu bedenken ist jedoch, ob englischsprachige Seiten von den Zielgruppen auch entsprechend gesucht und gefunden werden oder ob zusätzlich doch eine deutschsprachige Version notwendig ist.

Ein automatisches Übersetzungstool ist derzeit nicht vorgesehen. Die Erstellung englischer Seiten erfolgt weiterhin manuell und in Abstimmung mit dem Englisch Service der DLE Kommunikation (Link).  

Grundsätzlich ja, jedoch innerhalb klar definierter technischer Rahmenbedingungen. Sicherheits- und Kompatibilitätsaspekte müssen beachtet werden, die digitale Barrierefreiheit darf nicht beeinträchtigt werden. 

Die Verwendung von iFrames ist technisch möglich, sollte jedoch begründet erfolgen. Dynamische Inhalte aus externen Quellen müssen mit dem Projektteam abgestimmt werden. 

Das Corporate Design wurde im Zuge des Relaunches ein wenig überarbeitet, damit es die Marke "Universität Wien" noch besser unterstützt und die höheren Standards der Barrierefreiheit erfüllt. Im Speziellen betreffen diese Punkte die Schriftarten, Schriftgrößen und die Farben.

Sie finden das CD-Manual im Intranet in den Grafikservices.

Im Frühling 2025 begann die Produktion neuer Videos und Fotos an unterschiedlichen Standorten. Besonderes Augenmerk liegt unter anderem auf der Verwendbarkeit des Materials für die Websites. Diese Fotos und Videos stehen in der Mediathek (mediathek.univie.ac.at) zur Verfügung.

Weiterhin können Sie Bilder und Videos in Ihrer Organisationseinheit erstellen. Empfehlungen dafür finden Sie in den Fotoservices im Intranet.

Auch in Zukunft wird die DLE Kommunikation Services bei der Erstellung und Umsetzung von grafischen Aufträgen oder Fotoshootings anbieten. 

Die technischen Designgrundlagen (und damit die TYPO3-Templates) sind so gestaltet, dass Barrierefreiheit einen wichtigen Stellenwert einnimmt. Im Verlauf des Projekts wurden Webdesign und Programmierung laufend auf die WCAG 2.2-Richtlinien Level AA und AAA geprüft. Auch das Schulungsprogramm wurde dahingehend ausgebaut und mit redaktionellen Tipps für barrierefreie/barrierearme Gestaltung von Websites-Inhalten ergänzt.

Es gilt nach dem Relaunch wie vor dem Relaunch: Sollte in den Code eingegriffen werden, kann keine Gewähr dafür übernommen werden, dass die Website weiterhin den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

Folgende Aspekte wurden für die neuen Websites besonders berücksichtigt: 1) Einhaltung der Vorgaben beim Design, der Konzeption und der Programmierung, 2) Durchführung von Tests nach WCAG 2.1 AA-AAA, 3) Schulungen für Redakteur*innen, die dieses Thema behandeln.

Auch in Zukunft bedeutet der Einsatz der zur Verfügung gestellten Module, Templates und Plugins, dass alle Erfordernisse für eine barrierefreie Website nach WCAG-Kriterien erfüllt sind.

Hier in der Websites Community finden Sie viele Tipps und Tricks zur Barrierefreiheit

Weitere detaillierte Informationen gibt es Im Intranet im Bereich IT-Services: Digitale Barrierefreiheit.

Die Personalentwicklung bietet zudem ein erweitertes Kursangebot zur digitalen Barrierefreiheit in u:rise an.

Bei der Seitenanmeldung gibt es die Möglichkeit, die Standardsprache der Website auszuwählen. Übersetzungen in andere Sprachen sind weiterhin durch Verknüpfung möglich. Wir empfehlen die Seiten immer zumindest in Deutsch und Englisch anzuzeigen. Derzeit werden 32 Sprachen zur Auswahl angeboten werden. Sollten Sie noch weitere Sprachen benötigen, melden Sie sich bitte über den Servicedesk.

Bei Bedarf können Sie auch einzelne Contentelemente oder Textabschnitte als anderssprachig kennzeichnen.

Im Scope ist die technische Umsetzung der Mehrsprachigkeit in Deutsch und Englisch. "Einfache Sprache" ist aktuell kein Projektziel.

Ja, sofern dem TYPO3 Team ein embed Code geschickt wird, ist es weiterhin das Tool der Wahl der Uni Wien und für den Einsatz verfügbar. Redakteur*innen können Matomo allerdings bis auf weiteres nur ohne ZID Support verwenden.