Powermail

Powermail ist ein Werkzeug zur Erstellung, Anzeige und Verwaltung von Formularen.

Die ausgefüllten Daten können sowohl an die Redaktion als auch an die ausfüllende Person zur Bestätigung per E-Mail geschickt werden.

Zusätzlich können alle übermittelten Daten im Backend eingesehen und exportiert werden.

Powermail besteht aus drei Komponenten:

• Inhaltselement Powermail: steuert u. a. den Versand der Antwort-E-Mails und das Verhalten im Seiteninhalt

• Formular: enthält die Felder, die im Frontend angezeigt werden

• Datenverwaltung: dient zur Einsicht und zum Export der eingegangenen Formulardaten

Wiederholen Sie diese Schritte für alle weiteren Felder, die Sie benötigen. Damit das Formular gesendet werden kann, muss es ein Abschicken Feld (Submit) enthalten. Speichern Sie das Formular, erst danach wird das Formular in der Auswahl sichtbar. Kehren Sie zurück zum Inhaltselement und öffnen Sie den Reiter Plug-In. Wählen Sie unter Powermail Formular wählen Ihr soeben erstelltes Formular aus.

Wenn Sie Inhaltselemente, z.B. Teaser, Text & Medien oder Infobox innerhalb des Powermail Formulars hinzufügen möchten, legen Sie diesen am besten in einem Ordner vorab an. Sie können auch bereits bestehende und befüllte Inhaltselemente einer aktiven Seite verwenden. 

Dann gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in Ihrem Powermail-Formular den Feldtyp Seiteninhalt.
2. Benennen Sie das Feld unter Bezeichnung. Die Bezeichnung wird nicht auf der Website angezeigt und ist nur für die Identifikation im Backend erforderlich.
3. Unter + Inhalt auswählen navigieren Sie zum gewünschten Inhaltselement in Ihrem Ordner oder auf Ihrer aktiven Seite und wählen Sie dieses aus.

Das Inhaltselement wird an der Stelle des Feldes im gewünschten Seitenbereich angezeigt und kann im Backend wie gewohnt nach oben und unten verschoben werden.

Wenn Nutzer*innen mehrere Dateien hochladen sollen, ohne dass diese umbenannt werden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Sie benötigen einen u:cloud Zugang (für alle Mitarbeiter*innen und Studierende der Universität Wien möglich)
2. Sie müssen in Ihrer u:cloud einen Dateianfrage-Ordner erstellen. Eine Anleitung dazu gibt es vom ZID. 
3. Öffnen Sie die Freigabeoptionen (Person mit + Symbol) 
4.  Klicken Sie auf “Öffentlichen Link erstellen”
5. Klicken Sie direkt auf die drei Punkte und wählen Sie “Freigabelink anpassen”
6. Wählen Sie “Dateianfrage - Nur hochladen” und achten Sie darauf, dass unter “Erweiterte Einstellungen” "Download verbergen” ausgewählt ist.

Testen Sie den Freigabe-Link in einem privaten Browserfenster (Inkognito-Modus) zwei Mal. Achten Sie beim zweiten Mal darauf, dass die Dateien, die Sie beim ersten mal hochgeladen haben, nicht sichtbar sind.

7. Fügen Sie den nue generierten u:cloud Freigabe Link / Filedrop-Link in einem eigenen Inhaltselement im Powermail-Formular hinzu.

5. Im Inhaltselement Powermail können Sie im Reiter Plug-In > Einstellungen unterschiedliche Funktionen auswählen, die sich direkt auf das Formular auswirken:
   1. Bestätigungsseite aktivieren: Erzeugt VOR dem Abschicken des Formulars eine Seite mit allen Formulardaten und erst das Drücken auf den Submit-Button schickt das formular tatsächlich ab.
   2. E-Mail muss bestätigt werden (Double Opt-In): Eine E-Mail mit einem Bestätigungslink wird an den*die User*in verschickt. Erst wenn der*die User*in den Link anklickt, werden die Formulardaten an Sie übertragen.
   3. Wo sollen die Mails gespeichert werden? (leer = gleiche Seite): Sollten Sie ein oder wenige Formulare verwenden, ist die gleiche Seite sinnvoll. Sollten Sie mehrere Formulare haben, empfehlen wir das Erstellen verschiedener Ordner pro Formular und die Sammlung der Antworten an einer zentralen Stelle.

1. Formular bearbeiten: Wenn Sie ein bereits vorhandenes Formular bearbeiten möchten, klicken Sie im Inhaltselement Formular Powermail im Reiter Plug-In bei Formular-Übersicht auf das Stift-Symbol. 

1. Empfängertyp: E-Mail-Adressen (voreingestellt).
2. Name des Empfängers: Tragen Sie Ihren Namen ein.
3. E-Mail Adresse des Empfängers: Tragen Sie Ihre E-Mailadresse oder die des Redaktionsteams ein.
4. Betreff der E-Mail an Empfänger: Dieses Feld MUSS ausgefüllt sein, um den E-Mailversand zu aktivieren. Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff, der Ihnen hilft, die E-Mail zuordnen zu können.
5. Inhalt der Mail an Empfänger: Die Voreinstellung {powermail_all} gibt alle ausgefüllten Formulardaten wieder. Sie können auch einzelne Variablen ausgeben, indem Sie {variablen_name} einfügen, um die wichtigsten Informationen voranzustellen. Bsp: {first_name} ,{matrikel_nummer}.  Außerdem können Sie erklärenden Text für sich oder Ihr Redaktionsteam einfügen. (z.B.: Bearbeitungsprozess der Antwort bzw. Schritte im Bearbeitungsprozess)

“Dieses Feld beinhaltet die E-Mail des Absenders” muss im Formular beim Feld E-Mailadresse aktiviert sein!

1. Name des Absender (Bestätigungs E-Mail an Besucher): Tragen Sie Ihren Namen bzw. den Ihrer Organisationseinheit ein.
2. E-Mail Adresse des Absenders (Bestätigungs E-Mail an Besucher): Tragen Sie Ihre E-Mailadresse bzw. die Redaktionsteams ein.
3. Betreff der Mail an Absender (Leerer Betreff deaktiviert den Mailversand): Dieses Feld MUSS ausgefüllt sein, um den E-Mailversand zu aktivieren. Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff, der User*innen sinnvoll rückmeldet, dass das Formular erfolgreich abgeschickt wurde.
4. Inhalt der Mail an Absender: Die Voreinstellung {powermail_all} gibt alle ausgefüllten Formulardaten wieder. Sie sollten darüber unbedingt einen kurzen Text einfügen, dass das Absenden des Formulars erfolgreich war und können für eine personalisierte Ansprache einzelne Variablen in den E-Mailtext einbauen. z.B. "Guten Tag, {first_name} {last_name}, danke für die Anmeldung zum Newsletter."

Wenn User*innen nach dem Abschicken des Formulars auf eine Antwortseite weitergeleitet werden sollen, können Sie entweder das Textfeld im Tab Antwortseite befüllen

1. Option 1: Text auf Antwortseite: Die Voreinstellung {powermail_all} gibt alle ausgefüllten Formulardaten wieder. Ebenso kann Text hinzugefügt werden. Z.B: “Vielen Dank für Ihre Anmeldung." Achtung: Links werden derzeit nicht als solche ausgezeichnet. Wir empfehlen deswegen:
2. Option 2: Weiterleitung nach Ausfüllen auf beliebige Seite: Sie können eine eigene Seite erstellen, auf die User*innen nach dem Abschicken weitergeleitet werden. Dort können Sie wie gewohnt alle Inhaltselemente verwenden. Sie können diese Seite über den Link Browser auswählen oder manuell einfügen.

Um mit den persönlichen Daten Ihrer User*innen verantwortungsvoll umzugehen, löschen Sie gespeicherte Formulardaten, sobald diese nicht mehr benötigt werden und keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Im Reiter Plug-In unter “Löschen von Formulardaten” können Sie eine Löschungsvariante wählen:

1. Wählen Sie einen Löschmodus für die Formulardaten
   1. Nicht löschen: Löscht die Daten nicht (nicht empfohlen)
   2. Löschen zu einem bestimmten Datum: Legen Sie das Datum fest, an dem die Formulardaten gelöscht werden sollen.
   3. Löschen nach X Tagen: Tragen Sie ein, nach wie vielen Tagen die Formulardaten automatisch gelöscht werden sollen.

Hinweis: Per E-Mail versendete Formulardaten und exportierte Dateien werden dadurch nicht gelöscht. Sie müssen diese auch von Ihrem Computer entfernen.

Dort finden Sie den Bereich Formulareingänge mit allen übermittelten Datensätzen. Klicken Sie auf einen Eintrag, um die Details der Einsendung (Feldwerte, Zeitstempel, Formularname usw.) einzusehen.

Alle Einsendungen eines Powermail-Formulars werden automatisch im TYPO3-Backend gespeichert. Die Daten finden Sie im Modul Liste auf jener Seite, auf der das Formular gespeichert wurde. Wenn im Formular-Inhaltselement ein eigener Speicherort angegeben wurde, erscheinen die Einträge dort, ansonsten direkt auf der Seite mit dem Formular.

In den Formulareingängen können Sie jede Einsendung öffnen und alle übermittelten Feldwerte einsehen. Formulardaten können bei Bedarf exportiert werden, zum Beispiel als CSV-Datei für interne Auswertungen. Nicht mehr benötigte Datensätze können gelöscht werden, sofern dies den jeweiligen Aufbewahrungsrichtlinien entspricht.

Wenn Nutzer*innen ein Formular im Frontend absenden, werden die eingegebenen Daten auf zwei Wegen verarbeitet:

• Eine E-Mail mit den Formulardaten wird an die im Reiter E-Mail an Empfänger hinterlegte Adresse geschickt.
• Eine Bestätigungsmail geht automatisch an die im Formular angegebene E-Mail-Adresse der absendenden Person, sofern Sie dies aktiviert haben.

Zusätzlich werden alle übermittelten Daten im Backend gespeichert.

Diese Datensätze können direkt in der Elementübersicht eingesehen werden, klicken Sie auf Mehr… um die E-Mail Auflistung im Backend einsehen zu können.

Formulare müssen den Datenschutz- und Barrierefreiheitsrichtlinien der Universität Wien entsprechen.

Beachten Sie:

• Verwenden Sie nur notwendige Felder.
• Keine sensiblen Daten abfragen.
• Fügen Sie einen Link zur Datenschutzerklärung hinzu.
• Alle Felder müssen korrekt beschriftet sein.
• Personenbezogene Daten nur solange aufbewahren wie notwendig.

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