TYPO3

Powermail

Mit dem Inhaltselement Formular (Powermail) können Formulare direkt auf einer Seite erstellt werden.

 

Das Plug-in eignet sich für Kontaktformulare, Anmeldungen oder Feedback.

Formulare können flexibel gestaltet werden, von einfachen Textfeldern bis zu mehrseitigen Formularen mit Pflichtfeldern oder Auswahllisten.

Die eingegebenen Daten werden automatisch per E-Mail übermittelt oder im TYPO3-Backend gespeichert.

Aufbau und Funktionsweise von Powermail

Powermail ist ein Werkzeug zur Erstellung, Anzeige und Verwaltung von Formularen.

Die ausgefüllten Daten können sowohl an die Redaktion als auch an die ausfüllende Person zur Bestätigung per E-Mail geschickt werden.

Zusätzlich können alle übermittelten Daten im Backend eingesehen und exportiert werden.

 

Powermail besteht aus drei Komponenten:

  • Formular: enthält die Felder, die im Frontend angezeigt werden
  • Seiteninhaltselement: steuert u. a. den Versand der Antwort-E-Mails und das Verhalten im Seiteninhalt
  • Datenverwaltung: dient zur Einsicht und zum Export der eingegangenen Formulardaten

Hinweis

Trotz des großen Funktionsumfangs ist Powermail nicht für komplexe Abläufe wie Veranstaltungs- oder Kursanmeldungen geeignet. 

Nutzen Sie für die Anmeldung von Lehrveranstaltungen ausschließlich die dafür vom ZID bereitgestellten Werkzeuge.

Neues Inhaltselement anlegen

Öffnen Sie im Seitenbaum die Seite, auf der das Formular angezeigt werden soll, und klicken Sie anschließend auf Neues Inhaltselement.

  1. Wählen Sie in der linken Spalte die Kategorie Powermail aus.
  2. In der rechten Spalte erscheint nun das Inhaltselement Formular Powermail, das Sie auswählen können.
  1. Tragen Sie im Reiter Allgemein eine aussagekräftige Überschrift ein (z. B. „Kontaktformular“).

Formular erstellen

Öffnen Sie den Reiter Plug-In. Im Bereich Erweiterungsoptionen → Powermail Formular wählen entscheiden Sie, ob Sie ein neues Formular erstellen oder ein bestehendes wiederverwenden möchten:

  1. Neues Formular anlegen: Klicken Sie unten rechts auf + (Neues Formular erstellen).

  2. Bestehendes Formular wiederverwenden: UnterPowermail Formular wählen können Sie auch ein bereits erstelltes Formular aus der Liste auswählen.

    ACHTUNG: Änderungen, die Sie später an diesem Formular vornehmen, gelten automatisch für alle Seiten, auf denen dasselbe Formular eingebunden ist. Nutzen Sie diese Option daher nur, wenn Sie bewusst dasselbe Formular mehrfach verwenden möchten (z. B. bei identischen Kontaktformularen).

  1. Geben Sie im Feld Bezeichnung einen klaren internen Namen ein, z. B. Kontaktformular - Organisation X. So finden Sie das Formular später leicht wieder.
  2. Klicken Sie auf + Seite neu erstellen, um Ihre erste Formularseite zu erstellen.
  3. Tragen Sie im Feld Bezeichnung den gewünschten Seitentitel ein, zum Beispiel Kontakt.

Formularfelder hinzufügen

  1. Klicken Sie im Bereich Felder auf Feld neu erstellen.
  2. Tragen Sie im Feld Bezeichnung den gewünschten Feldnamen ein – zum Beispiel Vorname, E-Mail-Adresse oder Nachricht.
  1. Wählen Sie unter Typ den passenden Feldtyp aus.
  • Textfeld (Input): für kurze Texteingaben, etwa Name oder Betreff
  • Textfeld Mehrzeilig (Textarea): für längere Texte, beispielsweise Nachrichten oder Kommentare
  • Auswahlfeld (Select): für ein Dropdown-Menü mit mehreren Optionen
  • Mehrfachauswahl (Check): für mehrere auswählbare Checkboxen
  • Einfachauswahl (Radio): für eine einzige Auswahlmöglichkeit
  • Abschicken Feld (Submit): sendet das Formular ab – Pflichtfeld in jedem Formular
  • Datei Upload: ermöglicht das Hochladen von Dateien, z. B. PDF oder Bilder
  1. Wenn das Feld für den Namen oder E-Mail des Absenders verwendet werden soll, wählen Sie eine der folgenden Optionen:
    1. Aktivieren Sie Dieses Feld beinhaltet die E-Mail des Absenders, wenn hier die E-Mail-Adresse der absendenden Person eingegeben wird.
    2. Aktivieren Sie Dieses Feld beinhaltet den Namen des Absenders, wenn das Feld den Namen der absendenden Person enthält.

Wiederholen Sie diese Schritte für alle weiteren Felder, die Sie benötigen. Damit das Formular gesendet werden kann, muss es ein Abschicken Feld (Submit) enthalten. Speichern Sie das Formular, erst danach wird das Formular in der Auswahl sichtbar. Kehren Sie zurück zum Inhaltselement und öffnen Sie den Reiter Plug-In. Wählen Sie unter Powermail Formular wählen Ihr soeben erstelltes Formular aus.

Mehrseitige Formulare

Wenn Ihr Formular viele Felder enthält, können Sie es auf mehrere Seiten aufteilen. Dadurch bleibt die Eingabe übersichtlich und nutzerfreundlich. 

  1. Öffnen Sie im Reiter Plug-In und wählen Sie unter Powermail Formular wählen das gewünschte Formular.
  2. Speichern Sie Ihre Auswahl.
  3. Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben dem Formularnamen, um das Formular zu bearbeiten.
  1. Im Bereich Seiten klicken Sie auf + Seite neu erstellen und geben Sie eine passende Bezeichnung ein.
  2. Fügen Sie die gewünschten Felder mit + Feld neu erstellen hinzu.

Wiederholen Sie diesen Schritt, bis alle benötigten Seiten und Felder erstellt sind, und speichern Sie anschließend mit Speichern.

  1. Kehren Sie zum Inhaltselement zurück und öffnen Sie den Reiter Plug-In.
  2. Aktivieren Sie unter Erweiterungsoptionen die Option Mehrschrittformular aktivieren (Schritt für Schritt).

E-Mail-Benachrichtigung einrichten

In den Reitern E-Mail an Empfänger und E-Mail an Besucher können festgelegt werden, wohin die Formulardaten gesendet werden.

  1. Wählen Sie E-Mail an Empfänger (z. B. für sich selbst oder das Redaktionsteam).
  2. Tragen Sie im Feld E-Mail Adresse des Empfängers die Zieladresse ein.

Optional: Verwenden Sie E-Mail an Besucher, um Nutzer*innen eine Bestätigung zu senden.

Hinweis

Testen Sie das Formular immer im Frontend, um sicherzustellen, dass Pflichtfelder, Fehlermeldungen und E-Mail-Funktionen richtig funktionieren.

Gespeicherte Formulardaten und Datenbank

Datenschutz und Barrierefreiheit

Formulare müssen den Datenschutz- und Barrierefreiheitsrichtlinien der Universität Wien entsprechen.

Beachten Sie:

  • Verwenden Sie nur notwendige Felder.
  • Keine sensiblen Daten abfragen.
  • Fügen Sie einen Link zur Datenschutzerklärung hinzu.
  • Alle Felder müssen korrekt beschriftet sein.
  • Personenbezogne Daten nur solange aufbewahren wie notwenig.

 

Umgang mit Personenbezogenen Daten - Good practice.